भारतीय शादियों के लिए Multi-RSVP कैसे सेट करें
इसका हिस्सा: इन्विटेशन ऑनलाइन कैसे भेजें और गेस्ट कैसे मैनेज करें
Single Invitation Multi-RSVP का स्टेप-बाय-स्टेप होस्ट गाइड: sub-event, फ़ूड प्रेफ़रेंस, एंट्री लिमिट और किस गेस्ट से क्या पूछना है।
भारतीय शादियों के लिए Multi-RSVP कैसे सेट करें?
शादी के कई फंक्शन का RSVP लेना हो तो Evatril पर अपने गेस्ट जोड़ें, भेजने के लिए चेकआउट करें, फिर "Do you want to send sub-event RSVP?" पर Yes चुनें। हर फ़ंक्शन को एक sub-event की तरह जोड़ें, हर एक का फ़ूड प्रेफ़रेंस और एंट्री लिमिट सेट करें, तय करें कि किस गेस्ट से कौन सा फ़ंक्शन पूछा जाए, और Send Now या Schedule Later चुनें।
एक इन्विटेशन, हर गेस्ट को एक मैसेज, हर फ़ंक्शन का एक जवाब।
सेट-अप एक बार होता है, आपके पहले सेंडिंग चेकआउट के ठीक बाद।
हर फ़ंक्शन का अपना फ़ूड सवाल और अपनी एंट्री लिमिट होती है।
किस गेस्ट से कौन सा फ़ंक्शन पूछना है, यह आप तय करते हैं: परिवार से हर फ़ंक्शन, कलीग्स से सिर्फ़ शादी।
हर फ़ंक्शन की गिनती अपनी तारीख़ पर लॉक होती है, यानी इवेंट की तारीख़ और समय से 72 घंटे पहले।
इंडियन शादी शायद ही कभी एक इवेंट की होती है। Tatler Asia की 2024 की गाइड इसे कई दिनों की सीरीज़ बताती है, जिसमें Haldi अक्सर शादी की सुबह या एक-दो दिन पहले होती है, और कुछ गेस्ट को सिर्फ़ Sangeet का इन्विटेशन मिलता है। ऐसे में अकेला "आ रहे हैं न?" काफ़ी नहीं पड़ता। हर फ़ंक्शन का अलग जवाब चाहिए, और सही लोगों से चाहिए।
यही काम Evatril पर Single Invitation Multi-RSVP करता है। जो भी celebration कई इवेंट में फैला हो, उसके लिए यही सेट-अप चलता है: Nikah और Walima, रिहर्सल डिनर, सेरेमनी और ब्रंच, या वेलकम डिनर और अवॉर्ड नाइट वाला कॉर्पोरेट ऑफ़साइट।
Single Invitation Multi-RSVP क्या है?
यह एक ऐसा इन्विटेशन है जिसमें कई sub-event होते हैं। sub-event यानी एक फ़ंक्शन, जैसे Haldi या रिसेप्शन। हर sub-event का अपना RSVP, अपना फ़ूड सवाल और अपनी एंट्री लिमिट होती है।
आप कितने भी sub-event जोड़ें, गेस्ट को नोटिफ़िकेशन एक ही मिलता है: Evatril के ऑफ़िशियल सेंडर अकाउंट से WhatsApp या RCS मैसेज, जिसमें evatril.com के दो लिंक होते हैं, Kindly RSVP और View Invitation। इन्विटेशन खुद Evatril पर रहता है, गेस्ट के अपने नाम से, और हर जवाब सही फ़ंक्शन के आगे सेव होता है। Evatril सिर्फ़ इन्विटेशन और मौक़ों के लिए बना है, चैट के लिए नहीं, इसलिए गेस्ट जो खोलता है वह उसके इन्विटेशन के लिए ही बना होता है, और कुछ नहीं।
Step 1: इन्विटेशन बनाएँ और गेस्ट जोड़ें
Multi-RSVP बेसिक्स के बाद आता है। इन्विटेशन बनाएँ (Evatril का डिज़ाइन या आपका अपना अपलोड), गेस्ट हाथ से, Excel या CSV फ़ाइल से, या PWA या ऐप पर फ़ोन कॉन्टैक्ट्स से इम्पोर्ट करें, और भेजने के लिए चेकआउट करें। गेस्ट लिस्ट और ग्रुप की पूरी जानकारी इन्विटेशन ऑनलाइन भेजना और गेस्ट मैनेज करना में है।
Step 2: sub-event RSVP के लिए Yes करें
चेकआउट के ठीक बाद Evatril पूछता है: "Do you want to send sub-event RSVP?" Yes दबाएँ। No दबाने पर हर गेस्ट को पूरे इवेंट का एक ही RSVP मिलेगा।
Step 3: अपने sub-event जोड़ें
अगर आपने Aura Wall बनाई है, तो वहाँ भरे फ़ंक्शन (नाम, वेन्यू, पता, समय, मैप लोकेशन) अपने-आप आ जाते हैं और वॉल पर सेक्शन की तरह भी दिखते हैं, आपके चुने म्यूज़िक और डिज़ाइन के साथ। और जोड़ने के लिए "+" दबाएँ।
फ़्री Event Wall पर हर फ़ंक्शन Add बटन से जोड़ें: नाम, वेन्यू का नाम, पता, तारीख़ और समय, और मैप पिन। ये सिर्फ़ RSVP के लिए होते हैं और वॉल पर नहीं दिखते।
Step 4: हर sub-event के लिए फ़ूड प्रेफ़रेंस ऑन करें
हर sub-event के लिए पूछा जाता है: "Do you want to collect food preference?" वेज और नॉन-वेज हमेशा रहते हैं, और हर एक के साथ मेन्यू फ़ाइल (PDF या JPG) लगाई जा सकती है। और क्यूज़ीन के लिए Add दबाएँ, जैसे साउथ इंडियन या कॉन्टिनेंटल, और हर एक को वेज या नॉन-वेज मार्क करें।
हल्के Haldi ब्रंच में शायद इसकी ज़रूरत न पड़े। रिसेप्शन में, जहाँ केटरर प्लेट गिनता है, लगभग हमेशा पड़ती है।
Step 5: हर sub-event की एंट्री लिमिट सेट करें
हर फ़ंक्शन के लिए सब गेस्ट का एक फ़िक्स्ड काउंट चुनें, या गेस्ट को जवाब देते समय अपना हेडकाउंट खुद बताने दें। दोनों मिला भी सकते हैं: रिसेप्शन के लिए फ़िक्स्ड 2, Mehndi के लिए गेस्ट खुद तय करे। एंट्री लिमिट ज़्यादा-से-ज़्यादा की हद है, एंट्री का वादा नहीं: गेट पर QR Pass हर फ़ंक्शन के लिए वही नंबर रखता है, और हर गेस्ट के पास पूरे इन्विटेशन के लिए फिर भी एक ही कोड रहता है।
Step 6: तय करें किस sub-event के बारे में किससे पूछना है
sub-event ग्रुप के हिसाब से या एक-एक गेस्ट के हिसाब से सीमित करें। आपके "Family" ग्रुप से Haldi, Mehndi और शादी के बारे में पूछा जा सकता है, जबकि "Colleagues" से सिर्फ़ शादी के बारे में। गेस्ट को वही दिखता है जो आपने उसे असाइन किया है।
Step 7: अभी भेजें या बाद के लिए शेड्यूल करें
Send Now या Schedule Later चुनें। Schedule Later में आज की तारीख़ और अभी से 30 मिनट बाद का समय अपने-आप भर जाता है, जिसे आप बदल सकते हैं। इस स्टेप पर कोई एक्स्ट्रा पेमेंट नहीं है: आप कितने भी sub-event जोड़ें, प्रति गेस्ट सेंडिंग चार्ज वही रहता है, और मौजूदा रेट प्राइसिंग पेज पर हैं।
भेजने के बाद क्या होता है?
हर गेस्ट अपने फ़ंक्शन तारीख़ के क्रम में जवाब देता है: Will Attend या Not Attending, फिर फ़ूड, फिर हेडकाउंट, अगर आपने ये ऑन किए हों। वे बीच में छोड़कर बाद में लौट भी सकते हैं। गेस्ट की तरफ़ का अनुभव गेस्ट Multi-RSVP को कैसे देखते हैं में दिखाया गया है।
हर sub-event अपनी तारीख़ और समय से 72 घंटे पहले बदलाव के लिए बंद हो जाता है, इसलिए Haldi की गिनती रिसेप्शन की गिनती से पहले फ़ाइनल हो जाती है। Evatril कोई ऑटोमैटिक रिमाइंडर नहीं भेजता। Event Report खोलें, देखें कि किसने इन्विटेशन नहीं खोला या जवाब नहीं दिया, और फ़्री वन-टैप फ़ॉलो-अप से Pending गेस्ट को उनका अपना लिंक अपने फ़ोन या ईमेल से भेजें; जवाब उसी रिपोर्ट में वापस आ जाता है। उस रिपोर्ट की पूरी जानकारी RSVP ट्रैकिंग में है।
यह सब करने वाला फ़ीचर Evatril के सेंडिंग फ़्लो में Single Invitation Multi-RSVP है। एक इन्विटेशन, एक मैसेज, हर फ़ंक्शन की साफ़ गिनती।
