QR Pass से एंट्री कैसे होती है
इसका हिस्सा: इन्विटेशन ऑनलाइन कैसे भेजें और गेस्ट कैसे मैनेज करें
Evatril QR Pass से गेस्ट चेक-इन कैसे होता है: हर इन्विटेशन का एक कोड, स्टाफ़ की स्कैनिंग, पार्शियल एंट्री, और वे लिमिट जो हर होस्ट को पता होनी चाहिए।
QR Pass से एंट्री कैसे होती है (और यह क्या नहीं करता)
Evatril का QR Pass एक QR कोड एंट्री पास है: हर इन्विटेशन को एक QR कोड मिलता है जिसे पूरी फ़ैमिली शेयर करती है, और हर फ़ंक्शन के लिए एंट्री की अलग गिनती होती है। जिन स्टाफ़ को आप मंज़ूरी देते हैं, वे गेट पर इसे स्कैन करते हैं, गेस्ट का नाम देखते हैं और टाइप करते हैं कि कितने लोग अंदर आ रहे हैं। यह इन्विटेशन को कन्फ़र्म करता है, फ़ोन पकड़े इंसान की पहचान को नहीं।
हर इन्विटेशन का एक कोड: फ़ैमिली उसे शेयर करती है, और हर फ़ंक्शन की अपनी गिनती होती है।
स्टाफ़ आप चुनते हैं: मोबाइल नंबर से जोड़े जाते हैं, वे स्कैन करते हैं और अंदर आने वालों की संख्या टाइप करते हैं।
गिनती से ज़्यादा लोग: एंट्री सिर्फ़ उतने लोगों को मिलती है जितनी एंट्री बची हैं।
ID चेक नहीं: यह इन्विटेशन साबित करता है, इंसान को नहीं।
400 गेस्ट वाले रिसेप्शन या किसी कंपनी की एनुअल मीट में, गेस्ट लिस्ट का असली टेस्ट गेट पर होता है। कागज़ की लिस्ट पर तीन अलग पेन से नाम काटे जाते हैं, और कोई कहता है "हम दुल्हन वालों की तरफ़ से हैं" और अंदर चला जाता है।
QR Pass वह तरीका है जिससे Evatril उस गेट को संभालता है, और यह इन्विटेशन ऑनलाइन भेजने और गेस्ट मैनेज करने का आख़िरी स्टेप है: एक स्कैन, स्क्रीन पर एक नाम, एक नंबर टाइप। यह क्या नहीं कर सकता, यह भी उतना ही ज़रूरी है, इसलिए वह भी यहीं है।
QR Pass क्या है?
QR Pass हर इन्विटेशन को एक QR कोड देता है। चार लोगों की फ़ैमिली उसे शेयर करती है; किसी को चार कोड नहीं संभालने पड़ते। इन्विटेशन के हर फ़ंक्शन की अपनी गिनती होती है, जैसे शादी में 4 और हल्दी में 2।
कोड में अपना कोई रूल नहीं होता। यह बस एक लुकअप key है: गिनती Evatril के सर्वर पर रहती है और हर स्कैन पर चेक होती है, इसलिए गेट पर दिखने वाला नंबर हमेशा लाइव नंबर होता है।
गेस्ट को कोड तब मिलता है जब वह RSVP का जवाब दे देता है। यह Evatril पर उसके इन्विटेशन में रहता है, जो उसके अपने नाम के साथ खुला था, और My Invitations में भी, किसी चैट थ्रेड में कहीं खोया हुआ नहीं; WhatsApp या RCS मैसेज बस बताता है कि इन्विटेशन आ गया है। जो गेस्ट सिर्फ़ इसी मौक़े के लिए बना पास लेकर आता है, उसे गेट पर लगता है कि उसका इंतज़ार था, न कि बस चेकिंग हो रही है।
QR Pass हर गेस्ट को अलग से भेजे जाने वाले इन्विटेशन (per-guest sending) के साथ आता है, जो पेड है; रेट प्राइसिंग पेज पर हैं। जो लिंक आप ख़ुद शेयर करते हैं, उसमें यह नहीं आता।
अपने इवेंट के लिए QR Pass कैसे सेट अप करें?
पाँच स्टेप, भेजने से लेकर गेट तक।
Step 1: भेजते समय इसे ऑन करें
चेकआउट के बाद, सेंडिंग सेट-अप पूछता है कि QR Pass जोड़ना है या नहीं। हाँ कहिए, या बाद में Home > Event icon > Manage Passes से ऑन कीजिए।
Step 2: हर फ़ंक्शन की गिनती सेट करें
हर इन्विटेशन के लिए एक फ़िक्स्ड गिनती चुनिए, या हर गेस्ट को जवाब देते समय अपना हेडकाउंट बताने दीजिए। दोनों मिला भी सकते हैं: कॉर्पोरेट डिनर में फ़िक्स्ड 1, और शादी के रिसेप्शन में फ़ैमिली ख़ुद बताए कि कितने लोग आ रहे हैं। कई फ़ंक्शन हों तो Multi-RSVP सेट-अप के दौरान हर सब-इवेंट के लिए इसे सेट कीजिए।
Step 3: स्टाफ़ को स्कैनर एक्सेस दें
हर स्टाफ़ मेंबर को उसके Evatril पर रजिस्टर्ड मोबाइल नंबर से जोड़िए, ऐप में या वेबसाइट पर। हर एक्सेस एक इवेंट या एक सब-इवेंट के लिए होता है। स्टाफ़ की कोई लिमिट नहीं है, और एक नंबर को कई एक्सेस मिल सकते हैं, तो आपका कज़िन हल्दी का गेट संभाल सकता है और वेन्यू की टीम रिसेप्शन।
Step 4: एक दिन पहले चेक करें किसने Accept किया
स्टाफ़ के पास Accept या Reject करने के लिए 24 घंटे होते हैं; Reject के साथ रिमार्क लिखा जा सकता है, और आपको बताया जाता है। कोई जवाब न आए तो एक्सेस एक्सपायर हो जाता है। Manage Passes में हर एक्सेस Pending, Confirmed, Rejected, Expired या Voided दिखता है।
Step 5: गेट पर स्कैन करें
स्टाफ़ की स्क्रीन पर सिर्फ़ वही फ़ंक्शन दिखता है जो उन्हें दिया गया है। वे गेस्ट का कोड स्कैन करते हैं, गेस्ट या ग्रुप का नाम चेक करते हैं, और अंदर आने वाले लोगों की संख्या डालते हैं। गिनती के अंदर हों तो एंट्री मिलती है और उतनी गिनती घट जाती है। गिनती से ज़्यादा हों तो एंट्री सिर्फ़ कुछ लोगों को मिलती है: 5 लोगों का ग्रुप और 3 एंट्री बचीं, तो 3 अंदर और 2 को मना। जिस कोड की इस फ़ंक्शन के लिए कोई गिनती नहीं है, वह एरर के साथ रिजेक्ट हो जाता है।
QR Pass क्या नहीं करता?
- यह पहचान चेक नहीं करता: जिसके पास कोड है, वह उसकी बची हुई एंट्री इस्तेमाल कर सकता है। अगर आपके इवेंट में ID चेक चाहिए, तो वह आपका वेन्यू या सिक्योरिटी टीम अलग से करती है।
- यह बिना स्कैन अंदर भेजे गए लोगों को नहीं गिन सकता: जो भी बिना स्कैन के, या गिनती से ज़्यादा अंदर गया, वह नंबरों में कभी नहीं दिखता।
- यह हर इंसान का अलग कोड नहीं है: फ़ैमिली और ग्रुप एक ही कोड शेयर करते हैं।
गेट पर QR Pass या कागज़ की लिस्ट?
शादी में, इससे हर फ़ंक्शन की गिनती अलग रहती है, गेस्ट को पाँच कोड दिए बिना। कॉर्पोरेट इवेंट में, फ़्रंट डेस्क को ऐसा चेक-इन काउंट मिलता है जो RSVP से मेल खाता है, बशर्ते हर किसी को स्कैन किया जाए।
यह काम करने वाला फ़ीचर QR Pass है, जो Evatril पर Manage Passes में मैनेज होता है। यह गेट पर खड़े समझदार इंसान की जगह नहीं लेगा, पर उसे एक ऐसा नंबर देगा जिस पर वह भरोसा कर सके।
