इन्विटेशन ऑनलाइन कैसे भेजें और गेस्ट कैसे मैनेज करें
गेस्ट इंपोर्ट करने, पर्सनल इन्विटेशन भेजने, RSVP ट्रैक करने और शादी या कॉर्पोरेट इवेंट में एंट्री मैनेज करने की स्टेप-बाय-स्टेप गाइड।
शादी की गेस्ट लिस्ट ऑनलाइन कैसे मैनेज करें? (shaadi guest list online kaise manage karein)
शादी की गेस्ट लिस्ट ऑनलाइन मैनेज करने के लिए सभी गेस्ट को एक लिस्ट में इंपोर्ट करें, उन्हें ग्रुप में बाँटें, और हर व्यक्ति को अपना पर्सनल इन्विटेशन लिंक भेजें। फिर सारे जवाब चैट और कॉल में बिखरने के बजाय एक रिपोर्ट में आते हैं। Evatril पर गेस्ट Will Attend या Not Attending चुनते हैं, और आप देख सकते हैं कि किसने अभी तक इन्विटेशन खोला ही नहीं।
एक गेस्ट लिस्ट, ग्रुप में बँटी हुई
हर गेस्ट को WhatsApp या RCS पर एक पर्सनल Kindly RSVP लिंक
हर जवाब Event Report में; फ़ॉलो-अप सिर्फ़ Pending गेस्ट से
स्टाफ़ QR Pass से गेस्ट की एंट्री करता है
400 गेस्ट वाला शादी का रिसेप्शन शायद ही कभी उसी दिन बिगड़ता है। वह उससे पहले के हफ़्तों में बिगड़ता है, जब जवाब वॉइस नोट और "कोशिश करेंगे" के रूप में आते हैं, और किसी को असली गिनती पता नहीं होती। सगाई और कॉर्पोरेट लॉन्च भी इससे अलग नहीं हैं।
इसका हल है एक गेस्ट लिस्ट, हर गेस्ट के लिए एक पर्सनल इन्विटेशन, और एक जगह जहाँ हर जवाब पहुँचे। Evatril पर यह ऐसे काम करता है। अगर आप अब भी सबको एक ही PDF फ़ॉरवर्ड करते हैं, तो पढ़ें मॉडर्न इवेंट के लिए WhatsApp इन्विटेशन काफ़ी क्यों नहीं हैं। अभी इन्विटेशन नहीं बना? शुरू करें डिजिटल इन्विटेशन कैसे बनाएँ से।
स्टेप 1: अपने गेस्ट इंपोर्ट करें
गेस्ट एक-एक करके टाइप करें, Excel या CSV फ़ाइल अपलोड करें, या Android ऐप में अपने फ़ोन कॉन्टैक्ट्स से चुनें।
स्टेप 2: नाम चेक करें और ग्रुप बनाएँ
गलत नाम ठीक करें, क्योंकि हर गेस्ट इन्विटेशन पर अपना नाम देखता है। फिर लोगों को Family, Friends और Colleagues जैसे ग्रुप में बाँटें, ताकि आप पूरे ग्रुप को भेज सकें या उसे कुछ ही फ़ंक्शन के लिए रख सकें।
स्टेप 3: गेस्ट को Sending Cart में डालें और चेकआउट करें
गेस्ट या पूरे ग्रुप को Sending Cart में डालें। भेजने का चार्ज हर गेस्ट के हिसाब से आपके Sending Wallet से तब कटता है जब आप कन्फ़र्म करते हैं, तब नहीं जब गेस्ट इन्विटेशन खोलता है। मौजूदा रेट प्राइसिंग पेज पर हैं।
स्टेप 4: फ़ंक्शन, खाने की पसंद और QR Pass सेट करें
चेकआउट के बाद चुनें कि हर इन्विटेशन क्या-क्या पूछेगा। RSVP हमेशा ऑन रहता है; खाने की पसंद और QR Pass ऑप्शनल हैं। हल्दी, संगीत और रिसेप्शन वाली शादी के लिए सब-इवेंट RSVP पर हाँ कहें, हर फ़ंक्शन जोड़ें, और Colleagues ग्रुप को सिर्फ़ रिसेप्शन दिखाएँ। देखें भारतीय शादियों के लिए Multi-RSVP सेट करना।
स्टेप 5: Send Now या Schedule Later चुनें
Send Now तुरंत भेज देता है। Schedule Later में आज की तारीख और अभी से 30 मिनट बाद का समय पहले से भरा होता है, और आप दोनों बदल सकते हैं। भेजने से पहले आप कन्फ़र्म करते हैं कि आपके गेस्ट आपको जानते हैं और आपके इन्विटेशन का इंतज़ार कर रहे हैं। कितना पहले भेजना है, यह जानने के लिए देखें शादी के इन्विटेशन कब भेजें।
स्टेप 6: जानें कि गेस्ट को क्या मिलता है
हर गेस्ट को WhatsApp या RCS पर Evatril के ऑफ़िशियल सेंडर से एक Kindly RSVP मैसेज मिलता है (WhatsApp पर यह "Evatril Invitation" के नाम से दिखता है)। इसमें evatril.com के दो लिंक होते हैं, Kindly RSVP और View Invitation, और यह गेस्ट के अपने नाम के साथ ब्राउज़र में खुलता है। कोई ऐप ज़रूरी नहीं। पूरी गेस्ट जर्नी स्क्रीन-दर-स्क्रीन देखें, और गेस्ट Multi-RSVP कैसे देखते हैं। जवाब देने के बाद गेस्ट से एक विश लिखने को कहा जाता है, फ़्री Event Wall पर या पेड Aura Wall पर, जिसमें म्यूज़िक और आपके इवेंट के हिसाब से बना डिज़ाइन होता है।
स्टेप 7: Event Report में जवाब ट्रैक करें
Home पर जाएँ, इवेंट आइकन पर टैप करें, फिर EVENT REPORT। इसमें दिखता है कि किसने इन्विटेशन देखा, किसने अभी तक नहीं खोला, और कौन Attending, Not Attending या Pending है। यह PDF या Excel में डाउनलोड होता है। जवाब इवेंट की तारीख और समय से 72 घंटे पहले लॉक हो जाते हैं। RSVP ट्रैकिंग के बारे में और पढ़ें।
स्टेप 8: जवाब न देने वाले गेस्ट से ख़ुद फ़ॉलो-अप करें
कोई ऑटोमैटिक रिमाइंडर नहीं है। इसकी जगह Event Report साफ़ दिखाती है कि कौन अभी भी Pending है, ताकि आप सिर्फ़ उन्हीं लोगों को कॉल या मैसेज करें, सभी 400 को नहीं। Emily Post Institute के मुताबिक़ होस्ट का फ़ोन करके पूछना "perfectly polite" है, बस बात दोस्ताना रखें।
स्टेप 9: QR Pass से गेस्ट की एंट्री करें
QR Pass ऑन होने पर हर इन्विटेशन को एक कोड मिलता है जिसे पूरा परिवार इस्तेमाल करता है, और हर फ़ंक्शन के लिए एक तय संख्या होती है। Manage Passes में स्टाफ़ जोड़ें; स्कैनिंग इवेंट से 12 घंटे पहले से 12 घंटे बाद तक चलती है। स्टाफ़ स्कैन करके डालता है कि कितने लोग अंदर आ रहे हैं। पास इन्विटेशन कन्फ़र्म करता है, पहचान नहीं। देखें QR Pass एंट्री कैसे काम करती है।
स्टेप 10: बदलाव, पोस्टपोन और कैंसल संभालें
Home पर जाएँ, इवेंट आइकन पर टैप करें, फिर EDIT। बदलाव फ़्री हैं, और Event Wall व हर गेस्ट लिंक अपडेट हो जाते हैं। हर गेस्ट को WhatsApp या RCS पर मैसेज भेजना हर गेस्ट के हिसाब से पेड सेंड है। पोस्टपोन करने पर RSVP नई तारीख और समय से नए 72 घंटे के लिए फिर से खुलता है। देखें इवेंट पोस्टपोन या कैंसल करें।
एक गेस्ट लिस्ट से समय और पैसा दोनों कैसे बचते हैं?
भेजने के बाद हर फ़ैसला, कैटरर से लेकर गेट तक, एक ही लिस्ट से होता है, और इससे बजट बचता है। Event Report हर फ़ंक्शन के लिए भेजे गए, खोले गए और कन्फ़र्म हुए इन्विटेशन दिखाती है, ताकि आप कैटरिंग, सीटिंग, होटल रूम, गेस्ट ट्रांसपोर्ट और रिटर्न गिफ़्ट असली संख्या के हिसाब से बुक कर सकें। अंदाज़ा महँगा पड़ता है: भारत की कंज़्यूमर अफ़ेयर्स मिनिस्ट्री के लिए Indian Institute of Public Administration की एक स्टडी में पाया गया कि शादी-पार्टी जैसे फ़ंक्शन में परोसे गए खाने का 15 से 20% बर्बाद होता है, और शादियों में सबसे ज़्यादा (Business Standard)। कन्फ़र्म गेस्ट के हिसाब से ऑर्डर करने पर उसका बड़ा हिस्सा बच जाता है।
यह काम Evatril की पर्सनल Kindly RSVP सेंडिंग करती है, और इसके पीछे Event Report और QR Pass हैं।
