RSVP ట్రాకింగ్ అంటే ఏమిటి, అది ఎందుకు ముఖ్యం

పెళ్లి రిసెప్షన్ లేదా కంపెనీ డిన్నర్ చేస్తున్న ఎవరినైనా ఎంతమంది వస్తున్నారని అడగండి, సాధారణంగా ఒక రేంజ్‌లోనే జవాబు వస్తుంది. "ఒక 300 మంది. బహుశా 350." ఈ తేడా చిన్నది కాదు. క్యాటరర్ 300 మందికి వండటానికి, 350 మందికి వండటానికి మధ్య ఉన్న తేడా ఇది, ఆ తేడాకు ఎవరో ఒకరు డబ్బు కట్టాల్సిందే.

ఈ గ్యాప్‌ను పూడ్చడానికే RSVP ట్రాకింగ్ ఉంది. అది అంటే ఏమిటి, Evatril‌లో ఎలా పనిచేస్తుంది, మొదటిసారి హోస్ట్ చేసేవాళ్లు అనుకున్నదానికంటే ఒక ఖచ్చితమైన కౌంట్ విలువ ఎందుకు ఎక్కువో ఇక్కడ చూద్దాం.

RSVP అనేది ఫ్రెంచ్ "répondez s'il vous plaît" కు షార్ట్ ఫారం, అంటే "దయచేసి జవాబు ఇవ్వండి". RSVP ట్రాకింగ్ ఆ జవాబుల రికార్డు: ఎవరిని పిలిచాం, ఎవరు జవాబు ఇచ్చారు, ఏం చెప్పారు, ఎవరు ఇంకా ఇన్విటేషన్‌నే తెరవలేదు.

సిస్టమ్ లేకపోతే ఆ రికార్డు హోస్ట్ బుర్రలో, ఒక ఫ్యామిలీ గ్రూప్‌లో, ఒక నోట్‌బుక్‌లో చెల్లాచెదురుగా ఉంటుంది. జవాబులు "ట్రై చేస్తాం", ఒక వాయిస్ నోట్, ఒక మిస్డ్ కాల్ రూపంలో వస్తాయి, నంబర్ అడిగిన ప్రతిసారీ ఎవరో ఒకరు మళ్లీ కూడాల్సి వస్తుంది. సిస్టమ్ ఉంటే ప్రతి గెస్ట్ ఒకసారి, ఒక ఫిక్స్‌డ్ ఫార్మాట్‌లో జవాబు ఇస్తారు, టోటల్ దానంతట అదే అప్‌డేట్ అవుతుంది.

Evatril‌లో ఇన్విటేషన్ ఒకే చోట ఉంటుంది: Evatril‌లో గెస్ట్ సొంత పేజీ, ఫోన్ బ్రౌజర్, యాప్ లేదా PWA‌లో తెరుచుకుంటుంది. "మీకు ఇన్విటేషన్ వచ్చింది" అనే నోటిఫికేషన్ దేశాన్ని బట్టి వేరే ఛానెల్‌లో వెళ్తుంది. ఇండియాలో అది WhatsApp (అఫీషియల్ WhatsApp Cloud API ద్వారా) మరియు RCS; ఇతర దేశాల్లో ఇమెయిల్ లేదా SMS కావచ్చు. ఎలాగైనా, గెస్ట్‌కు Evatril అఫీషియల్ సెండర్ నుంచి ఒక Kindly RSVP మెసేజ్ వస్తుంది, అందులోని లింక్ గెస్ట్ సొంత పేరుతో ఇన్విటేషన్‌ను తెరుస్తుంది. జవాబు ఇవ్వడానికి యాప్ అక్కర్లేదు, లాగిన్ అక్కర్లేదు. ఇది ఇన్విటేషన్లు ఆన్‌లైన్‌లో పంపి గెస్ట్‌లను మేనేజ్ చేయడంలో ఒక స్టెప్.

గెస్ట్ Will Attend లేదా Not Attending ట్యాప్ చేస్తారు. ఆ తర్వాత మూడు రూల్స్.

జవాబు మార్చుకోవచ్చు. విండో తెరిచి ఉన్నంతవరకు గెస్ట్ Will Attend, Not Attending మధ్య ఎన్నిసార్లైనా మారవచ్చు.

ఈవెంట్ తేదీ మరియు సమయానికి 72 గంటల ముందు విండో మూసుకుంటుంది. ఆ తర్వాత చివరి జవాబే నిలుస్తుంది, కాబట్టి క్యాటరర్‌కు, వెన్యూకు ఇవ్వడానికి హోస్ట్ దగ్గర పూర్తి మూడు రోజుల ముందే ఖచ్చితమైన కౌంట్ ఉంటుంది.

వాయిదా పడితే విండో మళ్లీ తెరుచుకుంటుంది. ఈవెంట్ తేదీ మారితే, ప్రతి గెస్ట్‌కు తమ పాత జవాబు ప్రారంభంగా కనిపిస్తుంది, కొత్త తేదీ మరియు సమయానికి 72 గంటల ముందు వరకు దాన్ని అలాగే ఉంచవచ్చు లేదా మార్చవచ్చు. ఈవెంట్ రద్దయితే, ప్రతి లింక్‌లో రద్దు నోటీసు కనిపిస్తుంది, ఎవరినీ మళ్లీ జవాబు అడగరు. వివరాలు Evatril‌లో ఈవెంట్‌ను వాయిదా వేయడం లేదా రద్దు చేయడం గైడ్‌లో ఉన్నాయి.

అఫీషియల్ సెండ్ వన్-వే: గెస్ట్ Evatril సెండర్ నంబర్‌కు జవాబు పంపలేరు, కాబట్టి హోస్ట్ ఫోన్ ప్రశాంతంగా ఉంటుంది. అంతమాత్రాన ఇన్విటేషన్ మౌనంగా ఉండిపోదు. గెస్ట్‌లు తమ విషెస్‌ను ఉచిత Event Wall‌పై, లేదా హోస్ట్ మ్యూజిక్‌తో, ఈవెంట్ కోసం ప్రత్యేకంగా చేసిన డిజైన్‌తో ఉన్న పెయిడ్ వెర్షన్ ఎంచుకుంటే Aura Wall‌పై పెడతారు, హోస్ట్ అక్కడే వాళ్లకు జవాబు ఇస్తారు. Evatril ఇన్విటేషన్లు, ఒకేషన్లు, వాటి చుట్టూ ఉండే హోస్ట్-గెస్ట్ కాంటాక్ట్ కోసమే తయారైంది, చాటింగ్ కోసం కాదు. ఈ చిన్న ఫార్మాలిటీయే Will Attend‌పై ఒక ట్యాప్‌ను ఒక ప్రీమియం ఇన్విటేషన్‌కు జవాబు ఇచ్చినట్టు అనిపించేలా చేస్తుంది, దానితో పాటు ఒక చిన్న బాధ్యత కూడా: సరైన కౌంట్ అంటే ఎవరి కోసమూ కాకుండా వండే ఆహారం తగ్గుతుంది.

RSVP జవాబులు Event Report‌లోకి వస్తాయి. ఎంతమంది గెస్ట్‌లు ఇన్విటేషన్ చూశారు, ఎంతమంది Will Attend అన్నారు, ఎంతమంది Not Attending, ఎవరు ఇంకా పెండింగ్‌లో ఉన్నారు, అందులో ఇన్విటేషన్‌నే తెరవని గెస్ట్‌లతో సహా, అన్నీ అందులో కనిపిస్తాయి. రిపోర్ట్ PDF లేదా Excel ఫైల్‌గా డౌన్‌లోడ్ అవుతుంది, కాబట్టి ఫైనల్ లిస్ట్ నేరుగా క్యాటరర్‌కో వెన్యూ మేనేజర్‌కో వెళ్లవచ్చు.

Evatril ఆటోమేటిక్ రిమైండర్లు పంపదు. దానికి బదులు Event Report హోస్ట్‌కు ఒక ఉచిత, పర్సనల్ ఫాలో-అప్ ఇస్తుంది. జవాబు ఇవ్వని లేదా ఇన్విటేషన్ తెరవని గెస్ట్‌లను ఎంచుకుని, ప్రతి ఒక్కరికీ వాళ్ల సొంత లింక్‌ను మీ సొంత ఫోన్ లేదా ఇమెయిల్ నుంచి మళ్లీ పంపండి. SMS, ఇమెయిల్ రిపోర్ట్ నుంచే ఒక్క ట్యాప్‌లో, Evatril రెడీమేడ్ మెసేజ్‌తో వెళ్తాయి, అదే పర్సనల్ లింక్‌ను WhatsApp, Telegram లేదా హోస్ట్‌కు నచ్చిన ఏ యాప్ నుంచైనా పంపవచ్చు. Evatril దీనికి ఏ ఛార్జీ తీసుకోదు (మీ ఆపరేటర్ SMS ప్లాన్ వర్తిస్తుంది), గెస్ట్ అదే ఇన్విటేషన్ పేజీకే వస్తారు కాబట్టి జవాబు రిపోర్ట్‌లోనే కనిపిస్తుంది. అఫీషియల్ ఇన్విటేషన్ తర్వాత హోస్ట్ సొంత నంబర్ నుంచి మెసేజ్ అందుకున్న గెస్ట్‌కు ప్రీమియం ఇన్విటేషన్, రమ్మని పర్సనల్ రిక్వెస్ట్, రెండూ అనిపిస్తాయి.

చాలా ఫంక్షన్లు ఉన్న పెళ్లిళ్లకు Single Invitation Multi-RSVP ఇంకో అడుగు ముందుకు వెళ్తుంది. ఒకే లింక్‌లో గెస్ట్ మెహందీ, సంగీత్, పెళ్లి, రిసెప్షన్ ఒక్కొక్కదానికి విడివిడిగా, తేదీ వరుసలో జవాబు ఇస్తారు. హోస్ట్ food preference ఆన్ చేస్తే, గెస్ట్ ప్రతి ఫంక్షన్‌కు Veg లేదా Non-veg, లేదా హోస్ట్ జోడించిన ఒక క్విజీన్‌ను కూడా ఎంచుకుంటారు. వారం మొత్తానికి ఒకే నంబర్‌కు బదులు హోస్ట్‌కు ప్రతి ఫంక్షన్‌కు విడిగా headcount వస్తుంది.

క్యాటరింగ్ ధర ప్లేట్‌కు ఇంత అని ఉంటుంది. క్యాటరర్‌కు నంబర్ మీద కొంచెం బఫర్ కలిపి చెప్పడం సాధారణ అలవాటు, ఎందుకంటే బంధువుల ముందు తక్కువ పడటం ఎవరికీ ఇష్టం ఉండదు. NGO Feeding India అంచనా ప్రకారం పెళ్లిళ్లలో వడ్డించే ఆహారంలో 10 నుంచి 20 శాతం వృథా అవుతుంది (Food Tank, 2019). అందులో కొంత సగం వదిలేసిన ప్లేట్లు. పెద్ద భాగం, అసలు రాని గెస్ట్‌ల కోసం వండిన ఆహారం.

మూడు రోజుల ముందు లాక్ అయిన Will Attend కౌంట్‌తో హోస్ట్ అసలు నంబర్‌కు దగ్గరగా ఆర్డర్ ఇవ్వగలరు. దానికి Veg, Non-veg విభజన కూడా కలిపితే, క్యాటరర్ రేషియోను కూడా ఊహించాల్సిన పనిలేదు. ప్రతి ఈవెంట్ వేరు కాబట్టి ఎవరూ ఒక ఖచ్చితమైన ఆదా హామీ ఇవ్వలేరు, కానీ ఒకటి మాత్రం స్పష్టం: ఊహ మీద ఆర్డర్ చేసే ప్లేట్లు తగ్గితే ఖర్చూ తగ్గుతుంది, పారేసే ఆహారమూ తగ్గుతుంది.

కౌంట్ ఎంట్రీని కూడా నిర్ణయిస్తుంది. QR Pass ప్రతి ఇన్విటేషన్‌కు ఒక కోడ్ ఇస్తుంది, అందులో ప్రతి ఫంక్షన్‌కు ఎంతమంది లోపలికి వెళ్లొచ్చో అనే ఎంట్రీ లిమిట్ ఉంటుంది, గెస్ట్ జవాబు ఇచ్చేటప్పుడు కన్ఫర్మ్ చేసే headcount నుంచే ఆ లిమిట్ రావాలని హోస్ట్ సెట్ చేయవచ్చు. గేట్ దగ్గర స్టాఫ్ Evatril యాప్ ఉన్న స్మార్ట్‌ఫోన్‌తో కోడ్ స్కాన్ చేసి, ఎంతమంది లోపలికి వెళ్తున్నారో ఎంటర్ చేస్తారు.

WhatsApp ఫార్వర్డ్ జవాబులను నోటీస్ బోర్డు పిన్నులను సేకరించినట్టు సేకరిస్తుంది: కొన్ని, అక్కడక్కడా, కానీ అన్నీ ఒకే చోట ఎప్పుడూ ఉండవు. ఈ టేబుల్ రెండింటినీ పక్కపక్కన పెడుతుంది; పూర్తి పోలిక మోడర్న్ ఈవెంట్లకు WhatsApp ఇన్విటేషన్లు ఎందుకు సరిపోవు గైడ్‌లో ఉంది.

ఇన్విటేషన్ వాళ్లకు స్వాగతం ఉందని చెబుతుంది. RSVP ట్రాకింగ్ నిజంగా ఎవరు వస్తున్నారో మీకు చెబుతుంది, అదీ ప్లాన్ చేసుకోవడానికి సమయం ఉండగానే.