ఇన్విటేషన్లు ఆన్‌లైన్‌లో పంపడం, గెస్ట్‌లను మేనేజ్ చేయడం ఎలా
గెస్ట్‌లను ఇంపోర్ట్ చేయడం, పర్సనల్ ఇన్విటేషన్లు పంపడం, RSVP ట్రాక్ చేయడం, పెళ్లి లేదా కార్పొరేట్ ఈవెంట్‌లో ఎంట్రీ మేనేజ్ చేయడానికి స్టెప్-బై-స్టెప్ గైడ్.
పెళ్లి గెస్ట్ లిస్ట్‌ని ఆన్‌లైన్‌లో ఎలా మేనేజ్ చేయాలి? (పెళ్లి గెస్ట్ లిస్ట్ ఆన్‌లైన్‌లో)
పెళ్లి గెస్ట్ లిస్ట్‌ని ఆన్‌లైన్‌లో మేనేజ్ చేయడానికి, గెస్ట్‌లందరినీ ఒకే లిస్ట్‌లో ఇంపోర్ట్ చేయండి, గ్రూప్‌లుగా విభజించండి, ఒక్కొక్కరికీ వాళ్ల పర్సనల్ ఇన్విటేషన్ లింక్ పంపండి. అప్పుడు రిప్లైలు చాట్‌లు, కాల్స్‌లో చెల్లాచెదురు కాకుండా ఒకే రిపోర్ట్‌లోకి వస్తాయి. Evatril లో గెస్ట్‌లు Will Attend లేదా Not Attending అని చెబుతారు, ఇంకా ఎవరు ఇన్విటేషన్ ఓపెన్ చేయలేదో కూడా చూడొచ్చు.
గ్రూప్‌లుగా చేసిన ఒకే గెస్ట్ లిస్ట్
ప్రతి గెస్ట్‌కి WhatsApp లేదా RCS లో ఒక పర్సనల్ Kindly RSVP లింక్
ప్రతి రిప్లై Event Report లో; Pending గెస్ట్‌లతో మాత్రమే ఫాలో-అప్
స్టాఫ్ QR Pass తో గెస్ట్‌లకి ఎంట్రీ ఇస్తారు
400 మంది గెస్ట్‌లు ఉన్న పెళ్లి రిసెప్షన్ ఆ రోజు పాడవడం చాలా అరుదు. రిప్లైలు వాయిస్ నోట్స్‌గా, "ట్రై చేస్తాం" అని వచ్చే ముందు వారాల్లోనే పాడవుతుంది. అప్పుడు ఎవరికీ అసలు కౌంట్ తెలియదు. నిశ్చితార్థాలు, కార్పొరేట్ లాంచ్‌లు కూడా అంతే.
దీనికి పరిష్కారం ఒకే గెస్ట్ లిస్ట్, ప్రతి గెస్ట్‌కి ఒక పర్సనల్ ఇన్విటేషన్, ప్రతి రిప్లై చేరే ఒకే చోటు. Evatril లో ఇది ఇలా పనిచేస్తుంది. ఇంకా అందరికీ ఒకే PDF ఫార్వర్డ్ చేస్తుంటే, చదవండి మోడర్న్ ఈవెంట్లకి WhatsApp ఇన్విటేషన్లు ఎందుకు సరిపోవు. ఇంకా ఇన్విటేషన్ లేదా? డిజిటల్ ఇన్విటేషన్ ఎలా క్రియేట్ చేయాలి తో మొదలుపెట్టండి.
స్టెప్ 1: మీ గెస్ట్‌లని ఇంపోర్ట్ చేయండి
గెస్ట్‌లని ఒక్కొక్కరిగా టైప్ చేయండి, Excel లేదా CSV ఫైల్ అప్‌లోడ్ చేయండి, లేదా Android యాప్‌లో మీ ఫోన్ కాంటాక్ట్స్ నుంచి ఎంచుకోండి.
స్టెప్ 2: పేర్లు చెక్ చేసి గ్రూప్‌లు చేయండి
తప్పు పేర్లు సరిచేయండి, ఎందుకంటే ప్రతి గెస్ట్ ఇన్విటేషన్‌లో తన పేరు చూస్తారు. తర్వాత Family, Friends, Colleagues లాంటి గ్రూప్‌లుగా విభజించండి, అప్పుడు మొత్తం గ్రూప్‌కి పంపొచ్చు లేదా కొన్ని ఫంక్షన్లకే లిమిట్ చేయొచ్చు.
స్టెప్ 3: గెస్ట్‌లని Sending Cart లో వేసి చెక్అవుట్ చేయండి
గెస్ట్‌లని లేదా మొత్తం గ్రూప్‌లని Sending Cart లో వేయండి. పంపే చార్జ్ ప్రతి గెస్ట్‌కి మీ Sending Wallet నుంచి మీరు కన్ఫర్మ్ చేసినప్పుడు కట్ అవుతుంది, గెస్ట్ ఓపెన్ చేసినప్పుడు కాదు. ప్రస్తుత రేట్లు ప్రైసింగ్ పేజీలో ఉన్నాయి.
స్టెప్ 4: ఫంక్షన్లు, ఫుడ్ ప్రిఫరెన్స్, QR Pass సెట్ చేయండి
చెక్అవుట్ తర్వాత, ప్రతి ఇన్విటేషన్ ఏమేం అడగాలో ఎంచుకోండి. RSVP ఎప్పుడూ ఆన్; ఫుడ్ ప్రిఫరెన్స్, QR Pass ఆప్షనల్. హల్దీ, సంగీత్, రిసెప్షన్ ఉన్న పెళ్లికి సబ్-ఈవెంట్ RSVP కి యెస్ చెప్పండి, ప్రతి ఫంక్షన్ యాడ్ చేయండి, Colleagues గ్రూప్‌కి రిసెప్షన్ మాత్రమే చూపించండి. చూడండి ఇండియన్ పెళ్లిళ్లకి Multi-RSVP సెట్ చేయడం.
స్టెప్ 5: Send Now లేదా Schedule Later ఎంచుకోండి
Send Now వెంటనే పంపేస్తుంది. Schedule Later లో ఈరోజు తేదీ, ఇప్పటి నుంచి 30 నిమిషాల తర్వాతి టైమ్ ముందే ఉంటాయి, రెండూ మార్చొచ్చు. పంపే ముందు, మీ గెస్ట్‌లకి మీరు తెలుసు, మీ ఇన్విటేషన్ కోసం ఎదురుచూస్తున్నారు అని మీరు కన్ఫర్మ్ చేస్తారు. ఎంత ముందు పంపాలో తెలుసుకోవడానికి చూడండి పెళ్లి ఇన్విటేషన్లు ఎప్పుడు పంపాలి.
స్టెప్ 6: గెస్ట్‌లకి ఏం వస్తుందో తెలుసుకోండి
ప్రతి గెస్ట్‌కి WhatsApp లేదా RCS లో Evatril ఆఫీషియల్ సెండర్ నుంచి ఒక Kindly RSVP మెసేజ్ వస్తుంది (WhatsApp లో "Evatril Invitation" అని కనిపిస్తుంది). అందులో evatril.com రెండు లింక్‌లు ఉంటాయి, Kindly RSVP, View Invitation, అది గెస్ట్ సొంత పేరుతో బ్రౌజర్‌లో ఓపెన్ అవుతుంది. యాప్ అవసరం లేదు. పూర్తి గెస్ట్ జర్నీని స్క్రీన్ బై స్క్రీన్ చూడండి, ఇంకా గెస్ట్‌లు Multi-RSVP ని ఎలా చూస్తారు. రిప్లై ఇచ్చాక, ఫ్రీ Event Wall మీద, లేదా మ్యూజిక్, మీ ఈవెంట్కి తగ్గ డిజైన్ ఉన్న పెయిడ్ Aura Wall మీద ఒక విష్ రాయమని అడుగుతుంది.
స్టెప్ 7: Event Report లో రిప్లైలు ట్రాక్ చేయండి
Home కి వెళ్లండి, ఈవెంట్ ఐకాన్ ట్యాప్ చేయండి, తర్వాత EVENT REPORT. ఎవరు ఇన్విటేషన్ చూశారు, ఎవరు ఇంకా ఓపెన్ చేయలేదు, ఎవరు Attending, Not Attending లేదా Pending అని చూపిస్తుంది. ఇది PDF లేదా Excel గా డౌన్‌లోడ్ అవుతుంది. ఈవెంట్ తేదీ, టైమ్‌కి 72 గంటల ముందు రిప్లైలు లాక్ అవుతాయి. RSVP ట్రాకింగ్ గురించి ఇంకా చదవండి.
స్టెప్ 8: రిప్లై ఇవ్వని గెస్ట్‌లతో మీరే ఫాలో-అప్ చేయండి
ఆటోమేటిక్ రిమైండర్లు లేవు. బదులుగా, ఎవరు ఇంకా Pending ఉన్నారో Event Report సరిగ్గా చూపిస్తుంది, అప్పుడు వాళ్లకే కాల్ లేదా మెసేజ్ చేయొచ్చు, 400 మందికీ కాదు. Emily Post Institute ప్రకారం, హోస్ట్ ఫోన్ చేసి అడగడం "perfectly polite", మాట ఫ్రెండ్లీగా ఉంటే చాలు.
స్టెప్ 9: QR Pass తో గెస్ట్‌లకి ఎంట్రీ ఇవ్వండి
QR Pass ఆన్ చేస్తే, ప్రతి ఇన్విటేషన్‌కి కుటుంబం మొత్తం వాడే ఒక కోడ్ వస్తుంది, ప్రతి ఫంక్షన్‌కి ఒక పరిమితితో. Manage Passes లో స్టాఫ్‌ని యాడ్ చేయండి; స్కానింగ్ ఈవెంట్కి 12 గంటల ముందు నుంచి 12 గంటల తర్వాత వరకు నడుస్తుంది. స్టాఫ్ స్కాన్ చేసి ఎంత మంది లోపలికి వస్తున్నారో ఎంటర్ చేస్తారు. పాస్ ఇన్విటేషన్‌ని కన్ఫర్మ్ చేస్తుంది, గుర్తింపుని కాదు. చూడండి QR Pass ఎంట్రీ ఎలా పనిచేస్తుంది.
స్టెప్ 10: మార్పులు, వాయిదా, క్యాన్సిల్ హ్యాండిల్ చేయండి
Home కి వెళ్లండి, ఈవెంట్ ఐకాన్ ట్యాప్ చేయండి, తర్వాత EDIT. మార్పులు ఫ్రీ, Event Wall, ప్రతి గెస్ట్ లింక్ అప్‌డేట్ అవుతాయి. ప్రతి గెస్ట్‌కి WhatsApp లేదా RCS లో మెసేజ్ పంపడం గెస్ట్ వారీగా పెయిడ్ సెండ్. వాయిదా వేస్తే, కొత్త తేదీ, టైమ్ నుంచి కొత్త 72 గంటల కోసం RSVP మళ్లీ ఓపెన్ అవుతుంది. చూడండి ఈవెంట్ వాయిదా లేదా క్యాన్సిల్ చేయడం.
ఒకే గెస్ట్ లిస్ట్ టైమ్, డబ్బు రెండూ ఎందుకు ఆదా చేస్తుంది?
పంపిన తర్వాత ప్రతి నిర్ణయం, క్యాటరర్ నుంచి గేట్ వరకు, ఒకే లిస్ట్ నుంచి వస్తుంది, అది బడ్జెట్‌ని కాపాడుతుంది. Event Report ప్రతి ఫంక్షన్‌కి పంపిన, ఓపెన్ చేసిన, కన్ఫర్మ్ అయిన ఇన్విటేషన్లు చూపిస్తుంది, అందుకే క్యాటరింగ్, సీటింగ్, హోటల్ రూమ్స్, గెస్ట్ ట్రాన్స్‌పోర్ట్, రిటర్న్ గిఫ్ట్స్ అన్నీ అసలు సంఖ్యకి బుక్ చేయొచ్చు. ఊహించి ఆర్డర్ చేస్తే ఖర్చు ఎక్కువ: ఇండియా కన్స్యూమర్ అఫైర్స్ మినిస్ట్రీ కోసం Indian Institute of Public Administration చేసిన ఒక స్టడీలో, ఫంక్షన్లలో వడ్డించే ఫుడ్‌లో 15 నుంచి 20% వృథా అవుతుందని, అందులో పెళ్లిళ్లలోనే ఎక్కువని తేలింది (Business Standard). కన్ఫర్మ్ అయిన గెస్ట్‌లకి తగ్గట్టు ఆర్డర్ చేస్తే అందులో చాలా భాగం ఆదా అవుతుంది.
దీన్ని చేసేది Evatril పర్సనల్ Kindly RSVP సెండింగ్, దాని వెనుక Event Report, QR Pass ఉంటాయి.
