இன்விடேஷன் ஆன்லைனில் அனுப்புவது, கெஸ்ட்டுகளை மேனேஜ் பண்ணுவது எப்படி

400 கெஸ்ட் வரும் கல்யாண ரிசப்ஷன் அன்றைக்குச் சொதப்புவது அரிது. பதில்கள் வாய்ஸ் நோட்டாகவும் "ட்ரை பண்றோம்" என்றும் வர்ற முந்தைய வாரங்களில் தான் சொதப்பும். அப்போ யாருக்கும் உண்மையான எண்ணிக்கை தெரியாது. நிச்சயதார்த்தமும் கார்ப்பரேட் லான்ச்சும் இதிலிருந்து வேறு இல்லை.

இதற்கு தீர்வு ஒரே கெஸ்ட் லிஸ்ட், ஒவ்வொரு கெஸ்ட்டுக்கும் ஒரு பர்சனல் இன்விடேஷன், எல்லா பதிலும் வந்து சேரும் ஒரே இடம். Evatril-ல் இது இப்படி வேலை செய்யும். இன்னும் எல்லோருக்கும் ஒரே PDF ஃபார்வர்ட் பண்றீங்கன்னா, படிங்க மாடர்ன் இவென்ட்டுகளுக்கு WhatsApp இன்விடேஷன் ஏன் போதாது. இன்னும் இன்விடேஷன் இல்லையா? டிஜிட்டல் இன்விடேஷன் உருவாக்குவது எப்படி-ல் இருந்து தொடங்குங்க.

கெஸ்ட்டுகளை ஒவ்வொருவராக டைப் பண்ணுங்க, Excel அல்லது CSV ஃபைலை அப்லோட் பண்ணுங்க, இல்லன்னா Android ஆப்பில் உங்க போன் கான்டாக்ட்ஸில் இருந்து தேர்ந்தெடுங்க.

தவறான பெயர்களைத் திருத்துங்க, ஏன்னா ஒவ்வொரு கெஸ்ட்டும் இன்விடேஷனில் தன் பெயரைப் பார்ப்பாங்க. பிறகு Family, Friends, Colleagues போன்ற குரூப்களாகப் பிரிங்க, அப்போ முழு குரூப்புக்கும் அனுப்பலாம் அல்லது சில ஃபங்ஷனுக்கு மட்டும் லிமிட் பண்ணலாம்.

கெஸ்ட்டுகளையோ முழு குரூப்புகளையோ Sending Cart-ல் சேருங்க. அனுப்புவதற்கான சார்ஜ் ஒவ்வொரு கெஸ்ட்டுக்கும் உங்க Sending Wallet-ல் இருந்து நீங்க கன்ஃபர்ம் பண்ணும்போது எடுக்கப்படும், கெஸ்ட் திறக்கும்போது இல்லை. இப்போதைய ரேட்டுகள் பிரைசிங் பக்கத்தில் இருக்கு.

செக்அவுட்டுக்குப் பிறகு, ஒவ்வொரு இன்விடேஷனும் என்ன கேட்கணும்னு தேர்ந்தெடுங்க. RSVP எப்போதும் ஆன்; சாப்பாட்டு விருப்பமும் QR Pass-ம் ஆப்ஷனல். ஹல்தி, சங்கீத், ரிசப்ஷன் உள்ள கல்யாணத்துக்கு சப்-இவென்ட் RSVP-க்கு யெஸ் சொல்லுங்க, ஒவ்வொரு ஃபங்ஷனையும் சேருங்க, Colleagues குரூப்புக்கு ரிசப்ஷனை மட்டும் காட்டுங்க. பாருங்க இந்திய கல்யாணங்களுக்கு Multi-RSVP செட் செய்வது.

Send Now உடனே அனுப்பிடும். Schedule Later-ல் இன்றைய தேதியும் இப்போதிலிருந்து 30 நிமிடம் கழித்த நேரமும் முன்பே இருக்கும், இரண்டையும் மாற்றலாம். அனுப்புவதற்கு முன், உங்க கெஸ்ட்டுகளுக்கு உங்களைத் தெரியும், உங்க இன்விடேஷனை எதிர்பார்க்கிறாங்க என்று நீங்க கன்ஃபர்ம் பண்ணுவீங்க. எவ்வளவு முன்பே அனுப்பணும்னு தெரிஞ்சுக்க பாருங்க கல்யாண இன்விடேஷன் எப்போது அனுப்பணும்.

ஒவ்வொரு கெஸ்ட்டுக்கும் WhatsApp அல்லது RCS-ல் Evatril-ன் ஆஃபிஷியல் செண்டரிடமிருந்து ஒரு Kindly RSVP மெசேஜ் வரும் (WhatsApp-ல் "Evatril Invitation" என்று தெரியும்). அதில் evatril.com-ன் இரண்டு லிங்குகள் இருக்கும், Kindly RSVP, View Invitation, அது கெஸ்ட்டின் சொந்தப் பெயருடன் பிரவுசரில் திறக்கும். ஆப் தேவையில்லை. முழு கெஸ்ட் ஜர்னியை ஸ்கிரீன் ஸ்கிரீனாகப் பாருங்க, மேலும் கெஸ்ட்டுகள் Multi-RSVP-யை எப்படிப் பார்க்கிறாங்க. பதில் சொன்ன பிறகு, ஃப்ரீ Event Wall-லோ, மியூசிக்கும் உங்க இவென்ட்டுக்கு ஏற்ற டிசைனும் உள்ள பெய்டு Aura Wall-லோ ஒரு வாழ்த்து எழுதச் சொல்லும்.

Home-க்குப் போங்க, இவென்ட் ஐகானைத் தட்டுங்க, பிறகு EVENT REPORT. யார் இன்விடேஷனைப் பார்த்தாங்க, யார் இன்னும் திறக்கலை, யார் Attending, Not Attending அல்லது Pending என்று காட்டும். அது PDF அல்லது Excel-ஆக டவுன்லோட் ஆகும். இவென்ட் தேதி, நேரத்துக்கு 72 மணி நேரம் முன்பு பதில்கள் லாக் ஆகும். RSVP டிராக்கிங் பற்றி மேலும் படிங்க.

ஆட்டோமேட்டிக் ரிமைண்டர்கள் இல்லை. அதற்குப் பதிலாக, யார் இன்னும் Pending என்று Event Report சரியாகக் காட்டும், அப்போ அந்த நபர்களுக்கு மட்டும் கால் அல்லது மெசேஜ் பண்ணலாம், 400 பேருக்கும் இல்லை. Emily Post Institute படி, ஹோஸ்ட் போன் பண்ணிக் கேட்பது "perfectly polite", பேச்சு நட்பாக இருந்தால் போதும்.

QR Pass ஆன் ஆனால், ஒவ்வொரு இன்விடேஷனுக்கும் குடும்பம் முழுக்கப் பயன்படுத்தும் ஒரு கோடு கிடைக்கும், ஒவ்வொரு ஃபங்ஷனுக்கும் ஒரு அளவுடன். Manage Passes-ல் ஸ்டாஃபைச் சேருங்க; ஸ்கேனிங் இவென்ட்டுக்கு 12 மணி நேரம் முன்பு முதல் 12 மணி நேரம் பின்பு வரை நடக்கும். ஸ்டாஃப் ஸ்கேன் பண்ணி எத்தனை பேர் உள்ளே வராங்க என்று போடுவாங்க. பாஸ் இன்விடேஷனை கன்ஃபர்ம் பண்ணும், அடையாளத்தை இல்லை. பாருங்க QR Pass என்ட்ரி எப்படி வேலை செய்யுது.

Home-க்குப் போங்க, இவென்ட் ஐகானைத் தட்டுங்க, பிறகு EDIT. மாற்றங்கள் ஃப்ரீ, Event Wall-ம் ஒவ்வொரு கெஸ்ட் லிங்கும் அப்டேட் ஆகும். ஒவ்வொரு கெஸ்ட்டுக்கும் WhatsApp அல்லது RCS-ல் மெசேஜ் அனுப்புவது கெஸ்ட் வாரியான பெய்டு சென்ட். தள்ளிவைத்தால், புதிய தேதி, நேரத்திலிருந்து புதிய 72 மணி நேரத்துக்கு RSVP மீண்டும் திறக்கும். பாருங்க இவென்ட்டைத் தள்ளிவைப்பது அல்லது கேன்சல் செய்வது.

அனுப்பிய பிறகு ஒவ்வொரு முடிவும், கேட்டரர் முதல் கேட் வரை, ஒரே லிஸ்ட்டில் இருந்து வரும், அது பட்ஜெட்டைக் காப்பாற்றும். Event Report ஒவ்வொரு ஃபங்ஷனுக்கும் அனுப்பிய, திறந்த, கன்ஃபர்ம் ஆன இன்விடேஷன்களைக் காட்டும், அதனால் கேட்டரிங், சீட்டிங், ஹோட்டல் ரூம், கெஸ்ட் டிரான்ஸ்போர்ட், ரிட்டர்ன் கிஃப்ட் எல்லாவற்றையும் உண்மையான எண்ணிக்கைக்கு புக் பண்ணலாம். குத்துமதிப்பா ஆர்டர் பண்ணா செலவு அதிகம்: இந்திய கன்ஸ்யூமர் அஃபேர்ஸ் மினிஸ்ட்ரிக்காக Indian Institute of Public Administration செய்த ஒரு ஸ்டடியில், ஃபங்ஷன்களில் பரிமாறும் சாப்பாட்டில் 15 முதல் 20% வீணாகிறது, அதில் கல்யாணங்களில் தான் அதிகம் என்று தெரிந்தது (Business Standard). கன்ஃபர்ம் ஆன கெஸ்ட்டுகளுக்கு ஏற்ப ஆர்டர் பண்ணினால் அதில் பெரும்பகுதி மிச்சம்.

இதைச் செய்வது Evatril-ன் பர்சனல் Kindly RSVP சென்டிங், அதன் பின்னால் Event Report-ம் QR Pass-ம்.